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◆経理をパソコンで始めよう 

   ・成功のためのポイント!

パソコン会計を導入したけれど、成果が上がらない会社は以外と多いものです。原因は手書帳簿を見ながらのパソコン会計への入力にあります。ある会社の 経理の作業を分析してみましょう。そして解決のためのポイントを整理してみましょう。

手書の振替伝票からパソコン会計に入力している会社が意外と多い。

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導入がうまく行かない会社のほとんどは、手書帳簿を見ながらパソコン会計へ入力をしています。

当座預金を例にして見てみましょう。 

照合表を見ながら出納帳に記帳⇒出納帳を見ながら振替伝票を記入⇒振替伝票を見ながらからパソコンに入力◎ 手書き帳簿を「見ながら」入力するため、パソコン会計の入力がどんどん遅れてしまいます。

売上集計表、交際費集計表・・・たくさんの集計表の作成が必要となります。ああ忙しい!

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 パソコン会計への入力が遅いので、パソコンから資料を出力することができません。交際費はいくら使っているの? 今月の売上は去年と比べてどう? 経営者のそんな素朴な質問にも答えることができません。出納帳のほか、売上速報(週報・月報)、交際費元帳、経費集計表といった手書きの集計表の作成が必要となります。担当者は資料作成に忙しくなるので、パソコン会計への入力は半年まとめて、決算の時にとなります。単なる「ワープロ」「清書」の役割しかなくなってしまうのです。これではうまく行きません。

これがパソコン会計の振替伝票の入力画面です。手書きと同じ様式です。直接入力しよう!

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では成功のためのポイントは何でしょうか。答えは単純です。手書きの帳簿を一切やめて、日々パソコン入力することです。「忙しくて毎日なんか入力できない。」「手書きの書類がないと心配」、そんな声があるかもしれません。入力画面は「振替伝票」「出納帳」そのものです。つまり書いてから入力するか、入力してからパソコンから印刷するか、つまり慣れの問題なのです。

パソコン会計に入力すると、分類・集計も瞬時に完了。この試算表もすぐ見ることができます。

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パソコンに入力すれば瞬時に分類集計が完了するので、振替伝票、出納帳、集計表、その他一切の手書きの書類の作成の必要がなくなります。経理の仕事は 「パソコンに入力する⇒画面上の試算表、元帳の画面を見ながら残高を確認する⇒試算表、元帳、集計表を出力する」といった単純な3工程に変わります。しかも日々入力するから、日々、試算表や元帳や集計表も印刷したり画面で見ることができます。もう手書きの集計表は不要です。

エキスポートのメニューで試算表のデータをエクセルに転送することができます。

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会計ソフトに入力されたデータはデジタル化しています。会計ソフトの機能を使うとそのデジタル化したデータを簡単に取り出すことができます。つまり試算表や集計表のデータをエクセル等の表計算ソフトで加工することが容易に出来るわけです。経営者の望む資料を素早く、見やすく、しかも手間をかけずに作成することができますね。

パソコン会計は領収書から直接入力しよう。それが成功のための最大のポイントです。

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パソコン会計を導入したら、手書きの帳簿や集計表は思い切って、やめましょう。パソコン会計に毎日、取引を入力しましょう。この毎日がポイントです。そして資料はパソコンから出力しましょう。経理の事務量は以前の半分以下に、資料は必要なときに必要なものを手に入れることが出来ます。私の事務所では100件以上の顧問先にパソコン会計を導入しました。日々の入力で大きな成果をあげています。

    *インテュイット株式会社の弥生会計プロ2000の画面を使用して説明しています。


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