◆転ばぬ先の議事録。
(06/12/04)
「議事録」ってご存知でしょうか?簡単にいうと「会議の内容を記録したもの」
です。新会社法においても「株主総会の議事、取締役会の議事については、
これらを作成して10年間保管しなければならない」ことになっています。
”ことになっています”という微妙なフレーズを使ってしまったのは、
これらの作成を失念してしまう、誤解して省略してしまうケースが見受けられ
るからです。
「きちんと株主総会、取締役会で決議したんだからいいだろう、文句を言われ
る筋合いはない!」おっしゃるとおりです。すぐに文句は言われませんが、
裁判になると大変です。また、それとは別に課税をしてくる人たちがいますの
で注意が必要です。
例えば、株主総会で役員報酬を増額する決議を行い、それに従って
役員報酬を支給したとします。でも議事録を作成していなかったら、
税務調査では、「その増額部分は勝手に役員が増額して支給したもの」
と解釈して過大役員報酬として課税をしてきます。
役員報酬の増額は、役員個人にとっては利益になり、会社の財務面にとって
は不利益となる利害相反の取引です。たとえオーナー会社でもコンプライア
ンスを重視した経営が求められます。
「議事録」は、タダの紙1枚ではありませんので随時、作成・保管・確認を
しておきましょう。
尚、新会社法で「株主総会・取締役会の決議の省略(319条、370条)」
なんてのができましたが、「議事録の作成(318条、371条」は省略できま
せん。注意しましょう。

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